¿Busca consejos sobre cómo preparar un buen discurso? Los estantes de las librerías están repletos de ellos. Pero usted encontrará escasa ayuda para la parte más importante de una conversación: las preguntas y respuestas.

Michael Sheehan, el famoso consultor de comunicaciones que trabajó con Bill Clinton durante toda su Presidencia, dice que el orador debe contar con una estrategia para la parte de preguntas y respuestas. No debe tratarse de una idea de último momento. He aquí los consejos (en el formato de preguntas y respuestas, por supuesto) para aprender ese recurso.

¿Cómo puede trazarse una estrategia acerca de una parte del discurso que está fuera de su control?

Usted está equivocada si cree que puede arreglárselas sobre la marcha. Algunos presidentes de directorio me dicen: “Yo soy muy bueno con las preguntas y respuestas. Lo que me pone incómodo es la presentación formal”. Ellos se aferran a esa noción pues no hay empleado que se anime a decirle: “Usted es realmente aburrido”, o “Usted demora ocho minutos en mencionar un tópico que puede formularse en diez segundos”.

Usted debe prepararse. Y de la manera correcta. Los ejecutivos suelen tener una carpeta de tres anillos con 500 preguntas que podrían ser formuladas por miembros de la audiencia. Ellos se llevan esas carpetas a su hogar y las estudian como el catequismo de Baltimore.

Pero los empleados que crearon esas carpetas raramente son capaces de anticipar las verdaderas preguntas de los analistas (si en eso consiste la audiencia) o la manera en que son planteadas. Eso pone al ejecutivo, de manera inevitable, en una posición defensiva. Él está ahí, rascándose la cabeza, y pensando: “¿Eso se adecúa más a la pregunta 177 o a la pregunta 491?” Mi enfoque consiste en desechar esa carpeta y reemplazarla con una ficha que esboza un marco agresivo de tres o cuatro puntos.

¿Es la manera de decirle al orador que no divague y se mantenga firme en su mensaje?

Para mí es un punto desagradable. Al lado de “marca”, la palabra “mensaje” es la menos entendida en las corporaciones norteamericanas. Los empresarios creen que su mensaje se expresa en su misión o en los valores declarados. Y todo suena parecido. (Sospecho que existe una empresa en Ann Arbor que produce eso en masa, en punto cruz). O piensan que su mensaje es un conjunto de temas de conversación que deben ser repetidos, como una de esas muñecas a las que se tira de una cuerda y repiten el mensaje una y otra vez.

ELABORE GUIÓN PARA LA PRESENTACIÓN

Demuestro a la audiencia que es posible resumir Hamlet en un párrafo (sí, se puede hacer). Cuando veo 75 diapositivas de PowerPoint, pregunto: “¿Cuál es el argumento?” De manera inevitable, la presentación puede reducirse en una tercera parte.

Luego podemos desarrollar una estrategia a fin de usar la sesión de preguntas y respuestas como un segundo nivel de comunicación. ¿Cómo se puede aprovechar el aumento de la atención en la sesión de preguntas y respuestas a fin de amplificar, reiterar, y ampliar determinado tópico?

¿Qué ocurre si usted sabe lo que alguien en la audiencia le va a preguntar, pero no desea responder?

Manténgase a la ofensiva. Benditos sean los abogados.

Todos ellos son gente muy agradable, pero no les permita que sean sus entrenadores cuando se trata de pronunciar un discurso. Ellos seguramente le dirán: “No mencione esto, no mencione aquello, y, sin importar lo que haga, no haga referencia alguna a esto”. Bueno, mi enfoque es: “Diga esto, diga esto, y, sin importar lo que haga, diga esto”.

La energía que usted demuestre envía un mensaje. Me quedé sorprendido al ver al actual presidente de Exxon Mobil, Rex Tillerson, que fue entrevistado durante una época de fuertes aumentos de la gasolina. Él lucía como si desease estar ahí y explicar las cosas. Bill Gates con frecuencia muestra una actitud durante una sesión de preguntas y respuestas que parecería decir: “Oh, eso me recuerda una gran idea que querría compartir con la audiencia”. Esa agresión positiva gana la mitad de la batalla.

¿Existe una longitud perfecta para una respuesta?

No. Si todas sus respuestas son demasiado cortas, suenan como una declaración jurada, y lo que conseguirá serán preguntas cada vez más hostiles. Si usted formula respuestas demasiado largas, se asemejará a esos legisladores que hablan y hablan a fin de impedir que un asunto se someta a votación. Usted debe variar la longitud de sus respuestas. Luego puede responder a una pregunta de manera más detallada y con mayor profundidad.

¿Algún consejo para llevarse a casa?

Para decirlo en resumidas cuentas: Escuche, identifique, y amplíe. Escuche cada palabra de la pregunta en lugar de responder antes de que el interrogador concluya. Identifique la oportunidad de responder de manera simple, o con más profundidad, o para ampliar argumentos adyacentes.

Y amplíe su respuesta con algo que todos puedan recordar, tales como un ejemplo específico, una analogía, una experiencia personal, o una frase colorida.

(Julia Kirby es jefa de redacción de Harvard Business Review.)