Todo bajo control
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El éxito de un evento depende de la organización de hasta el más mínimo detalle |
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Modelo: María José BarrantesAgencia de modelaje: Silhuetas.
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Adelayde Rivas Sotelo
revista@laprensa.com.ni
Jóvenes y no tan jóvenes se han dado a la tarea de lucirse ante un público que demanda más espectáculos, ferias, conferencias, congresos, entre otros, sin embargo queda en usted demostrar su capacidad de organización.
Por ello, destacarse en cualquiera de esas actividades no es fácil, pero tampoco es difícil cuando usted tiene bien claro los puntos que debe tomar en cuenta para realizar todos esos eventos.
PLANIFICACIÓN PRIMERO
Jorge Hernández, director de protocolo y eventos de la Universidad de Ciencias Comerciales, mencionó que en todo evento se concentra mucha información, por lo tanto es una buena oportunidad para transmitir un mensaje positivo de usted o la empresa para la cual trabaja.
“Se debe iniciar por la planificación. Si es una feria la que desean montar se estima que la planificación debería comenzar al menos dos meses antes de la fecha prevista”, dijo Hernández.
En una feria se debe tomar muy en cuenta el perfil de las personas que la visitarán (edad, nivel socioeconómico, cultural, etcétera) y de acuerdo a eso planear los productos y servicios que se ofrecerán.
“Hay que pensar en los recursos necesarios con los que se cuenta, partiendo desde el presupuesto, pero si éste no le ajusta puede acudir con empresas que puedan brindarle patrocinio”, explicó Hernández.
EQUIPOS DE TRABAJO
Un buen organizador sabe que necesita de toda la ayuda posible para tener éxito, así que comience a formar equipos de trabajo.
“Se les llama comité de trabajos y casi siempre son cuatro: logística, seguridad, finanzas y transporte”, puntualizó.
En este punto, cabe destacar que los comités deben estar involucrados antes, durante y después del evento.
“Todos los comités de trabajos tienen que estar claros de que sus funciones terminan hasta el final de cualquier evento”, aclaró el joven.
UNA FIESTA CON TODO
La palabra clave siempre será “planificación”, por lo tanto en una fiesta se toman en cuenta las anteriores recomendaciones.
“Para que usted no tenga que preocuparse del micrófono, el audio, las luces... mejor asegúrese de contratar una empresa de sonido que prevenga las necesidades que usted tendrá que cubrir”, explicó Hernández.
En cuanto a las sillas, mesas, manteles, cristalería, no deje a última hora el alquiler de estas necesidades.
“Nunca engañe a sus invitados. Si usted ofreció diversión, animación, premios, concursos, tiene que cumplir con lo prometido”, explicó el encargado de protocolo.
LA PARTE HUMANA
Karen Celebertti, gerente general de Silhuetas, empresa con amplia experiencia en eventos, dijo que no hay que olvidar la parte humana para la organización de actividades, porque es uno de los pilares fundamentales.
Para Celebertti la cohesión del equipo de trabajo tiene que ser indispensable y por supuesto debe existir una cabeza que dirija todo el equipo.
“Hay que saber trabajar bajo presión, debido a que la histeria no resuelve nada”, expresa.
La directora de Silhuetas comentó que nunca está demás ser autocrítico, porque ello permite mejorar en los próximos eventos a organizar.
SANOS Y SALVOS
Si desea que todo marche muy bien en sus fiestas y eventos se recomienda acudir a la estación de policía más cercana y solicitar un permiso. El trámite se hace personalmente en la estación, de acuerdo a su domicilio, con un tiempo prudencial de 72 horas como mínimo.
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